对于电话会议召开的企业来讲，组织电话会议召开成为一个重要的话题，如何才能组织高效率的电话会议呢？
1、 必须对电话会议系统非常熟悉的了解。开始在不了解电话会议之前，也不用太担心，电话会议发展到现在已经非常简单了，操作也非常简单，只需要认真看一遍，然后实际几遍就非常熟悉了，本身电话会议操作也简单。在开始的时候你可以向电话会议商家要求资料，如果距离很近要求培训也是可以的，绝大部分电话会议商还是会支持的，如比较行业比较好的电话会议平台有58云电话会议。
2、 熟练操作。所谓孰能生巧，这个只能是自己多联系几遍，到达高效组织电话会议的目的。
3、 最好是找个有经验的会议组织者为佳，因为会场次序控制也很重要。
4、 做好会前电话会议设备检查准备工作。提前测试电话会议是否能正常运行，该准备的设备是否有遗漏等。
5、 做好会议日常工作。如：准备议事日程、确定会议的目的、商议时间控制时间安排、会议前资料准备、会议期间控制、会后工作等。
1、 需求。这点至关重要，离开了需求一切是扯淡，如果你需要选择电话会议供应商首先考虑的就是它，如果连需求都满足不了，无论你多么牛逼，功能多强大，那直接可以淘汰掉。目前来讲电话会议供应商功能基本差不多，但细化的功能可能有所不同。当特殊化要求时，就需要看看电话会议供应商是否有这样的功能。
2、 简单实用。都不希望发更多的时间来给自己找麻烦，本身电话会议就是提高会议效率，而复杂的电话会议系统操作、学习需要大量的时间去学习，而且还需要过多准备时间，目前电话会议这块做的都比较便捷，越来越简单的操作，如目前独立提供的平台58云会议。
3、 安全。相信绝大部分公司开会都需要保密，不需要让外界知道，毕竟企业的会议都可能涉及商业秘密。所以要求电话会议商需要绝对的保密。
4、 价格。这分为两部分一部分是电话会议平台收费，另外一部分是电话会议设备。电话会议平台都是按照每方每分钟就行收费的，在同等条件下越便宜当然越好，电话会议设备也基本差不多，具体需要看功能，音质等多种因素决定。
如今越来越流行电话会议软件，如今电话会议软件也越来越多，那么面临一个选择的电话会议软件的抉择，很多人就会问究竟用哪个电话会议软件好？
首先咱们来看看电话会议软件优点：
操作简单，因为电话会议软件主要是通过软件控制来实现，因此之需要通过简单的web页面就很容易实现。而传统的硬件电话会议通过按键拨打来实现，操作十分复杂，还容易出错，面临多方电话会议显然是越简单越好。
效率高，传统的硬件电话会议需要一个个拨打操作，比较麻烦，而电话会议软件直接把参会人号码录入进去，然后一键呼入就可以轻轻松松实现电话会议，效率如此之高。
资费便宜，便宜主要表现两个方面因为它可以融合网络与PSTN线路来实现电话会议。网络线路大家都知道它的最大优点是便宜，缺点是稳定性差，而PSTN却刚刚好相反，融合两种有助于为企业节省成本，可根据情况调整线路。
功能强大，它融合多种功能，可实现快速各种功能融合，如：签到、共享白板、多种远程会议渠道等功能。
问：现象：为什么麦克风没有声音：
答：首先确定耳机麦克是正常的，然后双击操作系统右下角任务栏中的声音图标，在打开的音量控制窗口中打开“选项”中的“属性”，选择“录音”，然后点选下面的“麦克风”，点击确定，在重新打开的“音量控制”窗口中，在“麦克风”下面的选择前面打上勾，然后把音量调大。
问：为什么视频图象有延迟
答：如果出现这个情况，可以在系统设置->视频设置->视频传输率、限制视频带宽和帧数进行设置，把视频传输的带宽降下来。
问：登录进入会议室后，没有声音或者声音不连续：
答：首先尝试播放其他声音文件是否有声音，排除本机音频设置的问题。如果本机播放音频正常，证明是网络带宽不够的问题，可以在系统设置->音频设置->音频缓冲区大小，在下拉列表选择比较大的缓冲，比如18，缓冲区越大更能适应网络抖动的环境下连续的音频播放，但同时音频延迟会越大，需用户自己进行设置。
系统需要开放的端口号是 UDP（7200、7202、7204、7206）四个UDP 端口。
视频会议系统是一个实时的多媒体应用系统，其主要功能包括实时音视频、文档共享、屏幕共享、电子白板、流媒体协同播放等功能，而在流媒体播放功能中，除了需要之前的音、视频编解码、传输等作为保障，也需要对传输的数据进行协同实时播放，因此流媒体协同播放在视频会议系统的开发过程中，难度要比其他的模块要大。首先我们先要了解在视频会议系统开发当中的流媒体协同播放的整个过程。一般的情况下，流媒体协同播放是在主席端进行控制，如主席打开一个影片共享给其他的客户端，其他的客户端可以实时收看到主席播放的影片的音视频，从而实现主席端协同播放影片的功能。流媒体数据是指一些音、视频数据通过流式的结构保存到存储设备上，这些流媒体数据可以通过我们常用的播放器进行播放，如暴风影音等，在我们视频会议系统的应用中，我们还可以把流媒体数据进行协同共享，就像我们平时使用的文档协同浏览一样。在视频会议系统的流媒体协同播放功能可以通过多种方式实现，我们总结了几个常用的方式：重编码模式、分帧传输模式、PIN接口传输模式。
视频会议系统编解码
1、重编码模式
一般的情况下，在视频会议系统里面不能直接把流媒体数据在没有进行处理情况下，直接对流媒体数据进行传输。重编码模式顾名思义就是把流媒体数据重新编码，首先我们要对流媒体数据进行解码，然后对解码后的数据再按照自己定义的方式进行压缩编码，然后接收方再进行解码和播放，该方式可以对不同的流媒体进行操作。但该方式需要对流媒体的数据进行压缩和重新的编码，因此效率不高。
2、数据分帧传输模式
数据分帧传输模式是我们流媒体协同播放开发常见模式，首先我们要对流媒体数据进行分析，进而把流媒体的数据分成不同类型的数据帧，然后通过视频会议系统的传输信道进行传输，客户端接收到一帧完整的数据后，就可以对数据进行解码处理，从而就可以实时的播放流媒体数据。该方式的主要难点在怎样把流媒体数据进行分帧处理，而不同格式的流媒体数据其数据格式都不尽相同，因此我们对不同的数据格式的流媒体采用不同的数据分帧处理。该方式的优点是效率较高，不需要进行解码和重新编码就可以进行实时地播放。
3、PIN接口传输模式
在视频会议系统的播放流媒体的时候，一般都是通过DirectShow的PIN接口获取流媒体的数据类型及数据，这些数据其实可以通过DirectShow的POUT接口进行播放，因此我们在PIN接口获取这些数据，然后把这些数据传输到接收方，进行播放。该方式是目前最完美的流媒体协同播放的开发的模式，不仅可以支持几乎全部的流媒体格式，而且不需要进行额外的音视频解码和编码，因此处理效率和传输效率都非常高。
综上所述，视频会议系统中的流媒体协同播放的开发，可以通过以上三种方式来实现，这三种方式最佳是利用DirectShow的PIN接口进行数据的截取和传输的模式。
在视频会议系统的构建当中，我们需要在不同的视频会议系统方案中进行选择和对比，不同的方案有各自不同的特点，其应用也会针对不同类型的用户，因此我们在视频会议项目的选型上首先要进行方案的选型。在视频会议系统构建方案中，我们有几种典型的构建方案，一种是纯硬件的视频会议系统方案，第二种是硬件终端型的视频会议系统方案，第三种是纯软件视频会议系统方案，最后一种是软硬结合的视频会议方案。这四种方案，各有各的优点和缺点，其造价和用户群体都不尽相同，因此我们在选购视频会议系统的时候，应该根据自己实际的需要来选择最适合的视频会议系统方案。我们现在对这四种方案，从构建造价和用户群定位来解释这四种方案的异同。
1、纯硬件视频会议系统方案
纯硬件视频会议系统方案就是全部的终端和MCU服务器都采用硬件的方式，硬件视频会议真的比软件视频会议好吗？纯硬件视频会议系统主要的优点是一体化设计，摄像机和麦克风集成到系统里面，因此使用起来较为方便，另外音视频质量也比软件的视频会议要好，因为硬件的视频会议系统是通过硬件的硬编解码来实现音视频的压缩，从理论上，用硬件来实现编解码比用PC进行软编解码更快，但从造价来看，纯硬件的视频会议系统比软件的视频会议系统要贵上几十倍甚至几百倍。在PC和移动终端的硬件处理的不断更新换代，用PC甚至移动终端同样可以达到硬件视频会议的系统性能。采用纯硬件视频会议系统的方案的缺点是造价高，一般适合于点数较少，而且对音视频质量要求较高的用户群体。
2、硬件型终端的视频会议系统方案
硬件型终端的视频会议与纯硬件的视频会议系统有所不同，其终端主要是用采用嵌入式工控机进行构建，不完全是纯硬件视频会议，其终端的接口要接相应的摄像机和麦克风，因此和纯硬件视频会议系统的一体化设计对比起来有一定的差距。由于其编解码是基于嵌入式的硬件处理器，因此其性能基本能和纯硬件的视频会议系统一样，但由于不同的厂商的硬件型终端嵌入式编码的算法有所不同，其效率也不尽相同，因此对于硬件型终端来说，需要进行实际的测试才能确定系统的性能。
3、纯软件的视频会议系统方案
纯软件的视频会议方案其优点是造价较低、适用性比较广，通过计算机集群和云服务器技术可以使更多的终端连接到视频会议系统上，另外软件的视频会议还可以定制一些特定的功能，这对于一些需要定制的企业来说，软件视频会议方案是首选的方案。虽然纯软件的视频会议系统和硬件的视频会议系统，在画质和稳定性上有所差别，但随着PC、移动终端性能的不断升级，软件视频会议的性能越来越接近纯硬件的视频会议系统，但其适用性又在不断地增强，在越来越多的应用中得以实现，其稳定性也得到较好的支持。因此纯软件的视频会议系统的性价比在这几种方案中是最高的，其主要的用户群体主要包括中小企业、教育部门等。
4、软硬结合的视频会议方案
在视频会议市场上也出现一些软硬件结合的产品，如MCU服务器是用纯硬件的，终端采用纯软件的终端.对于这种方案，其实是对MCU服务器的一种误解，MCU服务器已经从以前的处理大量的编解码数据发展到现在只做转发数据，其性能得到了较大的提高，MCU服务器不再是以前的编解码器和图像合成的主要部件，这些繁重的工作已经分配到终端来进行，因此用硬件的MCU服务器和用软件的MCU服务器其性能是相差不了多少，软硬件结合的方案不是一个较好的实现方案。
由此可见，如果视频会议的项目点数较少、预算较高，而且对音、视频要求非常高的用户，可以考虑使用纯硬件或者是硬件终端的方案，如果视频会议项目的点数较多，而且会有一些定制的需求，软件视频会议系统方案是其首选。
随着国内三公经费的进一步压缩，实施远程视频会议所带来降低差旅费用的效果，已逐渐被政府部门、企事业单位所熟知。因此越来越多的政府部门和企事业单位十分愿意采用视频会议来实现异地的会议，从而降低异地会议所带来的差旅费用，而一个视频会议系统集成项目的实施需要经过多方的工作，除了需要进行项目立项、系统选型、测试、招标、上线、维护等工作外，我们还需要和视频硬件供应商、视频会议系统供应商进行沟通，确定方案等相关工作。现在我们从视频会议系统集成项目的立项到维护阶段整个过程需要注意的问题，进行一个详细的分析与讲解。
1、立项阶段
在视频会议系统集成的立项阶段，我们最关心的应该是项目所要达到的目标及项目的预算，因为项目的所要达到的目标和项目的预算是有非常大的相关性，我们应该选择视频会议系统产品哪个比较好，如是否需要全高清的视频会议系统，或者需要视频质量非常好的视频会议系统，如果有这方面的项目目标，我们应该采用硬件的视频会议系统方案，因此预算相对较高。如果我们的预算较少，我们就不能采用基于硬件的视频会议系统方案，可以采用性价比较高的视频会议软件方案。由此可见，视频会议系统集成项目所要达到的目标一般要和项目的预算成正比。立项之后，我们一般能确定到底是采用硬件的视频会议系统方案还是采用软件的视频会议方案。
2、系统选型阶段
视频会议系统集成项目在立项之后，就准备开始进行招标的工作，但招标之前，我们还需要得知系统的一些参数，这样才可以让我们在项目的招标中找到合适的产品供应商，因此我们还需要先确定几个供应商的产品作为投标公司。在确定这些投标公司之前，我们需要对市场上不同的视频会议产品进行前期的选型，比如如果立项是用硬件的视频会议系统，我们可以从不同的硬件视频会议厂商获取相关的资料，然后进行系统的选型。怎样进行视频会议系统的选型，我们可以参考“怎样构建全方位的网络视频会议系统解决方案”。
3、系统测试阶段
视频会议系统集成项目在选型的过程中，还要获取项目所需要达到技术参数，因此这些参数我们可以通过测试来获取，如最大分辨率测试，是否能达到项目的要求。另外系统的测试阶段，也能排除一些供应商的产品，从而选择更优的供应商。
4、系统招标阶段
系统招标就是把项目所达到的目标及相关的系统参数进行公告，从而使符合要求的供应商进行投标，然后选取价格最低的产品作为系统的最后供应商。在系统的招投标中，我们需要通过前面的选型和测试来确定投标的供应商是否符合相关的要求，从而指导我们确定最后的中标供应商。
5、系统上线阶段
视频会议系统集成项目在确定中标的供应商后，就会进行双方的合同的签订，合同上会规定视频会议系统的上线时间及一些后续的维护工作，在上线的过程中，我们要监督供应商进行相应的前期安装和调试工作，确保视频会议系统能在合同规定的上线时间内完成项目的上线工作。
6、系统维护阶段
视频会议系统集成项目不只是上线就可以结束了，我们还要确保系统的稳定、有效地运行，因此在双方的合同签订中，我们一般都会确定供应商的维护工作，从而保证视频会议系统的稳定运行。
综上所述，一个视频会议系统集成项目的需进行项目立项、系统选型、测试、招标、上线、维护六个阶段的工作，我们对这六个阶段的工作，必须要做到层层把关、深入细致的工作，只有这样，我们才能够实现项目的所要达到的目标。
