智能数字会议系统实例
通过以上操作说明，相信用户对此软件有了一定的认识。下面我们将通过模拟一个会议过程，帮助用户掌握此软件的使用。
例子：
AAA 股份有限公司举行 2009 年度股东大会，此次会议包括以下议程：
一.年度总结报告大会(会议一)
1. 公司 2009 年度董事会工作报告
2. 公司 2009 年度监事会工作报告
3. 公司 2009 年度财务决算和 2010 年度财务预算报告
二.公司议案审议大会(会议二)
1. 公司关于提名董事、独立董事的议案(议案 1)
2. 公司公开增发 A 股股票的议案(议案 2)
3. 公司续聘会计师事务所的议案(议案 3 )
作为会议室控制员，会前准备工作是其首要工作，也是最重要的工作，与开始会议和会后整理工作相比，也是最复杂的工作。下面将根据以上例子讲解会前准备的全部操作过程：
◇ 运行软件，进入主界面。新建文件命名为帮助例程保存在 D 盘，D 盘会产生一个名为“帮助例程.cms ”图标的文件。点击会议管理按钮，进入会议参数设置界面：
◇ 填写本次股东大会的会议信息。
◇ 填写完会议信息后，点击 保存参数按钮，弹出一个提示对话框，再点击 “确定” ，大会信息便存入数据库。
◇ 如果需要打印会议通知，点击打印通知按钮，刚填写的会议信息便以通知的形式输出到Word 文档，用户可以在 Word 文档里进一步完善通知并完成打印。
根据本次大会的议程可知，大会分为两次会议，我们分别称之为会议一和会议二。
首先来完成会议一的编辑：
◇ 点击会议日程按钮，进入会议日程界面。
◇ 点击新建按钮，新建一个会议日程。
◇ 在右侧会议信息编辑栏，完成会议一的相关会议信息编辑：
◇ 点击保存数据按钮，弹出提示对话框，再点击“确定” ，会议一被存入数据库。
同理，按照以上步骤完成会议二的编辑：
在会议当中，我们可能需要播放投影文件(包括图片 、文字等)，为此，我们需要进行投影资料编辑。本次会议我们需要制作两个文字投影文件。
◇ 点击投影资料按钮，进入投影资料编辑界面：
◇ 点击新建按钮，填写标题为“字幕 1 ” 。
◇ 点击加载按钮，弹出打开文件对话框。
◇ 点选需要加载的文件，点击打开按钮。即可预览加载的文件。
◇ 点击保存资料按钮，加载文件被存入数据库。
同理，完成“字幕 2 ”的编辑：
如果会议需要投影图片等资料，制作步骤同上。
会议二，即公司议案审议大会，包含三个议案。接下来需要进行议案编辑：
◇ 点击议案编辑按钮，进入议案编辑界面：
◇ 点击新建按钮，根据大会的要求，填写议案 1 (即“公司关于提名董事，独立董事的议案” )的相关信息。
◇ 点击保存数据按钮，完成议案 1 的编辑。
相关说明： 1.座位来源，应选择“会议二” 。因为本议案是在会议二中举行。
到此，会议管理部分只剩下签到设置。因为签到设置要用到座位列表，所以可将其放到会场设置之后或者会前准备的最后来完成。
◇ 点击返回上级按钮，回到主界面。
◇ 点击会场管理按钮，进入会场设置界面：
会场设置，实际上是根据实际会场的情况来模拟一个真实的会场。例如本次大会会议厅有 23 个座位 ，其中主席位 3 个，代表位 20 个，共有 23 位与会人员参加大会。
新建图标：(一个图标代表一个发言单元，或者说代表一个座位)
◇ 鼠标左键点击“主席机”或“代表机”图标不放，拖动图标至左侧会场区，松开鼠标，新键成功。
新键图标也可以通过 “会议室配置”来完成，尤其当发言单元较多的情况下，更多的是选择 “会议室配置” ：
◇ 点击会议室配置按钮，弹出会议室配置对话框：
◇ 选择话筒数量为 20 ，点选代表机，点击“确定” 。20 个代表单元图标配置成功。
通过会场设置界面右侧的编辑栏，按照要求对会场大小、背景、座位进行设置。在此就不一一说明了，不过需要注意的是：每个座位的 ID 码一定要与相对应的发言单元的 ID 码一致。
◇ 完成所有座位的设置后，点击保存按钮，数据被存入数据库。
◇ 然后点击返回上级按钮，回到主界面。
接下来要完成与会人员的资料编辑：
◇ 点击人员管理按钮，进入代表资料编辑界面：
◇ 点击新建按钮，进入第一个与会人员基本资料的编辑状态。
◇ 完成与会人员的资料填写，如图 12 。
◇ 在编辑状态下点击头像下的自定义背景可更改右则的背景，点击加入按钮，可上传与会人员的图片。
◇ 填写完与会人员资料，点击保存资料按钮，第一个代表资料被存入数据库。
按照以上步骤，完成剩下与会人员的资料填写。
当与会人员较多时，为了便于管理，建议进行人员分组。我们把本次会议的与会人员分为 “高层
管理”和“普通代表”两个组。
◇ 点击人员分组按钮，进入人员分组界面：
◇ 点击新建按钮，分别填写编号，分组名称。
◇ 点击保存分组按钮，第一个分组新建完成。
为新建分组添加明细：
◇ 在“全部与会人员列表”中，在编号前打“√”选定该人员，按住鼠标左键可直接拖到分组明细栏中，作为该分组明细。
◇ 点击保存分组明细按钮，分组明细被保存。
同理，可完成第二个分组。
◇ 点击返回上级按钮，回到主界面。
接下来，为与会人员进行座位编排：
◇ 点击会场管理按钮，进入会场设置界面。
◇ 点击右下角座位编排按钮，进入座位编排界面：
首先为参加会议一的人员编排座位：
◇ 点选会议一，蓝底显示，如图 14 。
◇ 在“全部与会人员”列表中，单击鼠标左键，选择人员，按住鼠标不放，可直接拖到对应的代表机或者主席机图标上，如果列表编号与座位 ID 号顺序一致，可以直接点击 按号入座按钮，即可进行快速排位。
◇ 点击保存按钮，会议一排位被保存。
同理，可完成会议二的排位。
注意：不同的会议，与会人员的座位安排可能不同，必须将参加会议人员和对应的发言单元一一对应起来 。
◇ 完成座位编排，点击返回上级按钮，回到主界面。
最后，我们来完成“签到设置” ，为会议一和会议二分别添加签到任务：
◇ 点击会议管理按钮，进入会议参数设置界面。
◇ 点击界面下的签到设置按钮，进入按键签到设置界面。
为会议一添加签到任务：
◇ 点击新建按钮，进入编辑状态。
◇ 填选各项参数。
◇ 点击保存数据按钮，签到任务一新建成功。
◇ 为签到任务一添加明细，右侧的 “全部座位列表”中，在编号前打“√”选定该座位，
直接拖到中间的座位明细界面，即为此次签到任务的应到人数。
◇ 点击保存明细按钮，明细被保存。
同理，可完成会议二的签到任务。
至此，会前准备工作已全部完成，软件可投入会议使用。开会期间和会后整理工作都比较简单，具体操作可在相关章节中查阅。
